Rezervacije, gosti, računi i prihodi u jednom sustavu: vodič za iznajmljivače

Rezervacije, goste, račune i prihode iz jednog sustava vodiš tako da rezervacija bude početna točka za sve ostalo. Rezervacija s Airbnba, Bookinga ili direktnog upita stigne u kalendar, uz nju upišeš goste i pošalješ eVisitor prijavu, iz nje izdaš račun, a njezin iznos ulazi u pregled prihoda. Ništa ne prepisuješ dvaput.

U ovom vodiču prolazimo kako izgleda taj tok za privatnog iznajmljivača s jednim ili nekoliko apartmana, što možeš očekivati od programa za apartmane i gdje su granice.

Koji softver za apartmane odgovara privatnom iznajmljivaču s jednom nekretninom?

Za jednu nekretninu traži program koji pokriva tri stvari koje radiš za svakog gosta: kalendar bez dvostrukih rezervacija, eVisitor prijavu i evidenciju prihoda. Hotelski sustavi s recepcijom, upravljanjem osobljem i stotinama kanala za jedan apartman su preskupi i prekomplicirani. Bitno je da je jednostavan, na hrvatskom i da ga možeš isprobati besplatno.

Kratka lista za odluku:

• Pokriva li platforme na kojima stvarno oglašavaš?
• Šalje li prijavu i odjavu u eVisitor automatski?
• Možeš li izdati račun gostu i izvesti evidenciju prometa za knjigovođu?
• Plaćaš li po objektu, i koliko to iznosi za cijelu godinu?
• Postoji li besplatni paket ili probno razdoblje na stvarnoj nekretnini?

Kako voditi rezervacije, goste, račune i prihode iz jednog sustava?

Kreni od kalendara. Poveži platforme preko iCal poveznica i upisuj direktne rezervacije na isto mjesto. Uz svaku rezervaciju dodaj goste i iznos, jer ih iCal ne prenosi. Iz tih podataka sustav šalje eVisitor prijavu, izdaje račun i računa prihod po mjesecu i platformi. Jedan unos, četiri namjene.

Kako to izgleda u Rentijeru, korak po korak:

1. Rezervacije. Rezervacije s Airbnba, Booking.com-a i Vrba stižu u objedinjeni kalendar preko iCal sinkronizacije. Direktne rezervacije upišeš ručno. Platforme kroz iCal ne šalju ime gosta ni iznos, pa ih dodaš uz rezervaciju.
2. Gosti. Gostu pošalješ self check-in link i on sam skenira dokument ili upiše podatke, ili ih uneseš ti, ručno ili skeniranjem osobnog dokumenta.
3. eVisitor. Iz podataka gostiju Rentijer šalje prijavu i odjavu u eVisitor u tvoje ime, a status svake prijave vidiš uz rezervaciju.
4. Računi gostima. Iz rezervacije izdaš PDF račun gostu, s rednim brojem koji Rentijer dodjeljuje sam.
5. Prihodi. Iznosi rezervacija ulaze u mjesečni pregled prihoda, po platformi i po objektu, s procjenom provizije platformi.
6. Evidencija prometa. Potvrđene rezervacije izvezeš u CSV za evidenciju o prometu, s brojem računa gdje je račun izdan.
7. Obveze. Rentijer stvara podsjetnike za obveze poput boravišne pristojbe, turističke članarine i paušalnog poreza, uz HUB-3 uplatnicu s barkodom za plaćanje iz mobilnog bankarstva.

Što od toga sustav ne radi umjesto tebe?

Program za apartmane štedi prepisivanje, ali ne preuzima odgovornost za podatke. I dalje provjeravaš podatke gostiju prije prijave, upisuješ iznose rezervacija koje platforme ne šalju i odlučuješ o porezima s knjigovođom. Rentijerov račun je PDF i ne provodi fiskalizaciju, pa ako ti je fiskalizacija potrebna, radiš je u certificiranom sustavu.

Za porezna pravila koja vrijede za paušaliste pročitaj vodiče Paušalni porez na dohodak za iznajmljivače i Porezni kalendar za iznajmljivače.

Zašto je jedan sustav bolji od tablice i bilježnice?

Tablica radi dok sve upisuješ uredno. Problem je što se isti podatak upisuje na četiri mjesta: u kalendar platforme, u eVisitor, na račun i u tablicu prihoda. Svaki prijepis je prilika za grešku, od krivog datuma rođenja do zaboravljene direktne rezervacije koja nikad ne uđe u evidenciju prometa.

U jednom sustavu svaki podatak upisuješ jednom. Promijeniš datum odlaska i on je promijenjen u kalendaru, prijavi i prihodu.

Najčešće greške kod vođenja apartmana

• Direktne rezervacije koje nisu upisane nigdje osim u poruke, pa ne ulaze u prihod ni u eVisitor
• Prihod upisan s iznosom koji je platforma isplatila, a ne s cijenom rezervacije, ili obrnuto, bez dosljednog pravila
• Prijavljena samo osoba koja je rezervirala, a ne svi gosti
• Računi s preskočenim ili dupliciranim rednim brojevima kad se vode ručno
• Rokovi za pristojbu i porez koji se pamte napamet

Što Rentijer radi, a što ne

• Radi: kalendar, rezervacije i ručni unos gostiju u besplatnom paketu za jedan objekt
• Radi: eVisitor automatizaciju, self check-in link, račune gostima, pregled prihoda i podsjetnike za obveze u Osnovnom paketu, za do tri objekta
• Radi: izvoz potvrđenih rezervacija u CSV za evidenciju o prometu
• Ne radi: fiskalizaciju računa
• Ne radi: knjigovodstvo ni predaju poreznih prijava umjesto tebe

Osnovni paket košta 199 € za sezonu od šest mjeseci ili 339 € godišnje. Sve cijene su na stranici Cijene.